Информатика для юристов и экономистов


Современные подходы к автоматизации делопроизводства - часть 2


Техническое решение этой проблемы существует — любые данные, представленные в электронной форме, могут быть зашифрованы и снабжены электронной цифровой подписью — специальным кодом, который не дает усомниться в авторстве и правильности передачи документа (см. гл. 8). Данный подход позволил говорить о возможности безбумажной технологии ведения делопроизводства.

Второй существенной проблемой стала проблема разграничения прав доступа к тем или иным документам при работе в сетевой среде. Она решается с помощью системы специальных регистрационных имен пользователей и паролей: именам пользователей сети ставится в соответствие ряд правил доступа к данным, а правильный ввод пароля служит признаком того, что к работе приступил пользователь, владеющий соответствующими правами.

Создание технологической базы для развития систем автоматизации делопроизводства не могло не привести к разработке ряда оригинальных информационных технологий работы с документами. При этом природа данных технологий определяется необходимостью обеспечения пользователя привычными атрибутами традиционного делопроизводства.

Так, привычный порядок вещей, когда документы распределяются по папкам, папки — по шкафам, шкафы — по кабинетам, нашел свое отображение в системах управления документами {document management). Такие системы обладают чрезвычайно простым и удобным интерфейсом, который наглядно отображает структуру хранения документов. При этом поиск какого-либо документа может полностью повторить порядок традиционного поиска: в своем электронном «кабинете» исполнитель открывает свой электронный «шкаф», «папку» и путем просмотра документов, сложенных в определенном порядке (например, по возрастанию регистрационных номеров), быстро находит нужный материал. Естественно, такие системы реализуют и другие способы поиска, но зачастую визуальное отображение созданного пользователем «хранилища» позволяет найти нужный документ быстрее.

Другая особенность правил документооборота, заключающаяся в том, что какой-либо тип документа (например накладная) по правилам данного предприятия должен быть обязательно направлен конкретному сотруднику, породила системы управления ходом работ (workflow management).


Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин