Информатика для юристов и экономистов


Принципы работы с системой Дело - часть 7


На рис. 17.3 иллюстрируется случай, когда по документу, попавшему в Кабинет 3, выносится очередная резолюция, в соответствии с которой исполнителем является один из владельцев Кабинета 4 (например, сотрудник Отдела 2). В этом случае РК документа дублируется в Картотеке 3 и, соответственно, в Кабинете 4.

 

Если подразделение ведет собственное делопроизводство, то возникновение РК в  картотеке подразделения может быть связано не только с пересылкой документа исполнителю — сотруднику данного подразделения, но и в результате создания документа (регистрации документа) внутри подразделения.

 

Из примера, приведенного на рис. 17.3, следует, что, например, все карточки Картотеки 3 напрямую дублируются в Кабинете 4. Однако это не означает, что создание кабинета в данном случае является бесполезным и лишним. Карточки, попадая в кабинет, не остаются без движения. В зависимости от того, на каком этапе исполнения находится документ в текущий момент времени, его РК попадает в отдельный массив — так называемую папку кабинета. Таким образом, поиск требуемой карточки еще более локализуется, позволяя пользователю обращаться непосредственно к интересующей его папке. С другой стороны, с точки зрения разграничения прав доступа к данным, доступ к любой из папок кабинета для части пользователей может быть закрыт. Всего таких папок в кабинете пять (рис. 17.4).

 

Папка поступивших документов

Попадая в кабинет из картотеки, РК документа ложится в папку Поступившие. Таким образом, в папке накапливаются РК документов, требующих от владельцев кабинета либо исполнения, либо вынесения резолюции.

Обратившись к папке (открыв папку), пользователь, имеющий доступ к кабинету, увидит список, каждая строка которого содержит основные реквизиты документа, включая:

• регистрационный номер;

• фамилию сотрудника — владельца кабинета, если документ попал в кабинет согласно резолюции, в которой данный сотрудник значится исполнителем;

• фамилию автора резолюции, если документ попал в кабинет согласно резолюции;




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин