Информатика для юристов и экономистов


Принципы работы с системой Дело - часть 6


 

Можно провести аналогию между кабинетом и рабочим столом делопроизводителя, на котором скапливаются РК документов, ход исполнения которых данный делопроизводитель должен отследить. При этом в должностные обязанности делопроизводителя входит работа только с документами, которые либо имеют резолюцию конкретных должностных лиц, либо исполняются конкретными должностными лицами.

 

Как было показано выше, осуществить доступ к документу можно путем поиска по всей картотеке. Но, как правило, удобнее при настройке системы повторить организационную структуру предприятия, создав кабинеты, как минимум, по количеству самостоятельных подразделений. В этом случае делопроизводители различных подразделений будут обращаться за документами в свои кабинеты.

Более того, для ускорения поиска и разграничения доступа к документам целесообразно разбить одну большую картотеку на несколько картотек подразделений. Подобное разбиение также может и должно производиться, если какое-либо подразделение ведет свое собственное делопроизводство, то есть документ может быть создан (зарегистрирован) внутри подразделения. В этом случае кабинеты будут создаваться уже при картотеках подразделения. Пример такой организации хранения РК продемонстрирован на рис. 17.3.

Так, в Картотеке 1 накапливаются регистрационные карточки документов, требующих вынесения по ним резолюции руководства. Делопроизводитель, отслеживающий действия руководства, находит карточки в Кабинете 1, вводит текст резолюции и фамилии назначенных исполнителей. Как только резолюция введена, соответствующая РК документа дублируется в картотеке подразделения (Картотека 2 или Картотека 3), при которой создан кабинет, владельцем которого является назначенное исполнителем должностное лицо.

Одновременно карточка дублируется и в кабинете исполнителя. Если в качестве исполнителя определено не конкретное должностное лицо, а подразделение, то карточка окажется в кабинете, среди владельцев которого есть начальник подразделения.

В ходе работ по одному и тому же документу может быть вынесено несколько резолюций.


Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин