Информатика для юристов и экономистов


Принципы работы с системой Дело - часть 5


Но данный метод обладает тем существенным недостатком, что при достаточно большом количестве карточек в картотеке такой поиск может занять много времени, включая время на формирование поискового запроса.

Кроме того, если доступ к карточкам будет осуществляться только через поиск по всей картотеке, то пользователи будут иметь возможность доступа не только к «своим», но и к «чужим» документам.

Чтобы избежать подобных проблем, система Дело предоставляет возможность автоматического выделения из всей совокупности РК, находящихся в картотеке, тех РК документов, исполнение которых б текущий момент времени зависит от определенных должностных лиц (или лица). Такая усеченная картотека получила название кабинета, а должностные лица, относительно которых происходит отбор документов, — владельцев кабинета.

Например, после вынесения руководством резолюций (и назначения исполнителей) в картотеке появились карточки документов, среди исполнителей которых обязательно есть кто-либо из сотрудников Подразделения 1 (на рис. 17.2 эти карточки выделены темным цветом). Создание кабинета, владельцами которого являются все должностные лица подразделения, приведет к тому, что в кабинет попадут дубликаты всех РК документов, исполнение которых требует участия кого-либо из сотрудников подразделения. Но при необходимости можно настроить систему так, что у кабинета будет произвольное число владельцев, например только один владелец. В этом случае в кабинет будут попадать документы, относящиеся только к данному должностному лицу. Количество же создаваемых кабинетов в системе не ограничено.

 

Последнее обстоятельство требует введения жесткого правила: одно и то же должно стное лицо не может быть владельцем нескольких кабинетов, иначе процесс поиска документа по признаку участия того или иного должностного лица в его исполнении теряет однозначность.

 

После того как кабинет создан, доступ пользователя к документам может быть ограничен совокупностью РК, попавших в свой кабинет. Такой подход очень удобен при внедрении безбумажной технологии: исполнитель «видит» только предназначенные ему документы.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин