Информатика для юристов и экономистов


Принципы работы с системой Дело - часть 3


•регистрация документов (заведение электронных регистрационных карточек);

•отслеживание момента вынесения резолюции по документу и ввод в регистрационную карточку (РК) текста резолюции, фамилий автора резолюции и исполнителей документа, а также срока исполнения документа;

•периодический поиск в картотеке и просмотр РК документов, находящихся на исполнении (на контроле), с целью напоминания исполнителям о сроках исполнения документов;

• получение формируемых системой стандартных отчетов о степени исполнения документов для доклада руководству;

• отслеживание момента исполнения документа и ввод текста отчета исполнителя в РК;

•отслеживание момента списания документа в дело и внесение в РК номера (наименования) дела согласно номенклатуре дел предприятия.

Нетрудно заметить, что выполнение приведенных выше делопроизводственных функций может быть частично возложено на исполнителей документа. При этом оперативность системы значительно возрастает. Так, если руководители и исполнители готовы стать пользователями системы, то возможно следующее перераспределение функций:

• одновременно с вынесением резолюции традиционным способом, руководитель дублирует текст резолюции в РК документа, а также вносит в РК фамилии исполнителей документа и дату его исполнения;

• исполнитель самостоятельно просматривает картотеку и отслеживает сроки исполнения направленных ему документов, а после того как работа по документу завершена, вводит в РК текст отчета и номер дела, в которое списан документ.

Если же целью автоматизации является переход к безбумажной технологии, то есть предусматривается работа исполнителей только с электронными копиями документов, то пользователями системы должны стать все участники делопроизводственного процесса, включая и руководителей, и исполнителей.

Наконец, обязательной категорией пользователей системы являются системные администраторы. В функции системного администратора входит наиболее сложная и ответственная часть работы с системой Дело — настройка системы на конкретную организационную структуру предприятия, определение правил делопроизводства и документооборота, которые будут поддерживаться системой.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин