Информатика для юристов и экономистов


Принципы работы с системой Дело - часть 17


• индекс подразделения исполнителя — в момент назначения исполнителя исходящего или внутреннего документа в регистрационный номер документа может быть добавлен данный индекс (задается при формировании справочника Подразделения);

• разделители между отдельными элементами номера.

Кроме того, может быть установлен признак, позволяющий присваивать документу порядковый номер вручную (не автоматически).

Таким образом, поддерживаемые системой правила позволяют настроиться на любую из принятых в российском делопроизводстве систем формирования регистрационных номеров документов.

Отслеживание движения оригиналов документов

Данная возможность системы Дело ориентирована на такую технологию делопроизводства, при которой должностные лица продолжают работать с бумажными документами. В этом случае правила делопроизводства предписывают ведение журнала передачи документов, в котором отмечаются все перемещения оригинала и нумерованных копий документа от одного должностного лица к другому. Такой порядок призван повысить исполнительскую дисциплину и снизить вероятность утраты документа.

Система Дело поддерживает автоматизированное ведение такого журнала по каждому из документов, зарегистрированных в системе.

 

Списание документов в дело

Исполненные документы списываются в дела в соответствии с номенклатурой дел. По установленным стандартам номенклатура дел отображает структуру хранения исполненных документов. При этом наименования разделов номенклатуры должны совпадать с наименованиями структурных подразделений. Далее внутри каждого раздела определяются заголовки дел, отражающие основное содержание документа, и вводится индексация дел (индекс состоит из цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела). Таким образом, по индексу (номеру) дела можно судить, в каком подразделении был списан документ и к какой разновидности документов он относится.

Система Дело реализует вышеизложенный порядок составления номенклатуры дел в ходе настройки справочника Номенклатуры.Сама же процедура списания документа в дело сводится к внесению отметки о списании в журнал передачи документов, что сопровождается выбором значения индекса (номера) дела из справочника Номенклатуры.

 

Рассылка документов

Документы, подлежащие отправке внешним адресатам, оформляются в системе в виде списков, которые могут быть объединены в реестры рассылки. Система поддерживает три стандартные выходные печатные формы реестров: реестр почтовой рассылки, реестр фельдсвязи и реестр рассылки телеграмм, — а также обеспечивает формирование отдельных расписок и печать надписей на конвертах. В момент отправки документа в его РК вносится признак отправки (проставляется дата отправки).

Признак отправки документа входит в параметры поиска документов, что дает возможность контролировать процесс рассылки (например, может быть сформирован запрос на поиск документов, подлежащих отправке, но еще не отправленных).

 




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин