Информатика для юристов и экономистов


Принципы работы с системой Дело - часть 16


 

Второй сценарий регистрации. Этот сценарий предусматривает модель делопроизводства, в которой первичная регистрация документов производится квалифицированными сотрудниками. В этом случае формирование основных реквизитов

РК может сопровождаться одновременным принятием каких-либо решений по документу. Например, документ может быть сразу списан в дело или по нему может быть вынесен проект резолюции.

Если же принимается решение о передаче документа другому должностному лицу (например, для вынесения по нему резолюции), то, в отличие от предыдущего сценария, заполнение реквизита Кому не приводит к автоматической передаче документа. Для того чтобы документ попал в другой кабинет, требуется выполнить операцию пересылки документа, указав при этом фамилию очередного должностного лица (или подразделения). Данный порядок отражает достаточно распространенный случай, когда в качестве адресата в РК документа проставляется одно должностное лицо, а фактическое решение по документу принимается другим.

 

Формирование регистрационного номера документа

Как уже отмечалось, при регистрации документ должен быть отнесен к одной из групп (подгрупп) документов. При этом регистрационный номер документа формируется системой автоматически в соответствии с правилами, заданными при настройке системы.

Данные правила предусматривают возможность формирования номера из следующих составных элементов:

• индекс группы документов — произвольное сочетание символов, позволяющее определить, к какой группе относится документ (например, индекс Пр для группы Приказы);

• порядковый номер документа внутри данной группы, формируемый системой автоматически;

• индекс дела по номенклатуре — в момент регистрации в номер документа может быть добавлен индекс дела (согласно номенклатуре дел), в которое документ должен быть списан по исполнении (как правило, применяется для исходящих документов);

• индекс должностного лица, подписавшего исходящий или внутренний документ (значение индекса может быть задано при формировании справочника Подразделения);




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин