Приемы работы с текстами в процессоре Microsoft Word
К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие:
• создание документа;
• ввод текста;
• редактирование текста;
• рецензирование текста;
• форматирование текста;
• сохранение документа;
• печать документа.
Создание документа
В текстовом процессоре Word 2000 принято использовать два метода создания нового документа: на основе готового шаблона или на основе существующего документа. Второй метод проще, но первый методически более корректен.
Создание документа на основе имеющегося документа. Для служебного документооборота этот метод неприемлем! Он потенциально опасен, и потому использовать его нельзя. Тем не менее, им очень широко пользуются, и мы его рассматриваем, чтобы предупредить о возможных опасностях и обратить внимание на правильный порядок действий.
При создании документа на основе существующего документа:
• открывают готовый документ (Файл > Открыть);
• сохраняют его под новым именем (Файл > Сохранить как);
• выделяют в нем все содержимое (Правка > Выделить все);
• удаляют его нажатием клавиши DELETE;
• в результате получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий все настройки, ранее принятые для исходного документа.
Этот метод характерен для начинающих пользователей, не умеющих создавать шаблоны и пользоваться ими. Получив задание у руководителя, они запрашивают образец и приступают к его правке. Метод интуитивно прост, но чреват весьма неприятными ошибками. Если забыть сохранить новый файл под другим именем, можно легко уничтожить ценный документ, даже не успев создать новый. Кроме того, при небрежной правке содержание документа, взятого за основу, может переходить в новый документ. Для документов, исходящих за пределы организации, последствия могут быть катастрофическими.
Создание документа на основе шаблона. Шаблоны — это те же образцы документов, но защищенные от досадных неприятностей. Создание документа на основе готового шаблона выполняется следующим образом.
1.Командой Файл > Создать открывают диалоговое окно Создание файла, включают переключатель Создать документ и выбирают шаблон. Если никаких предпочтений нет, следует выбрать шаблон Обычный на вкладке Общие. Созданный документ приобретает имя Документ"!, принятое по умолчанию. Его целесообразно сразу же сохранить под «правильным» именем, выбрав для него соответствующую папку и дав команду Файл > Сохранить как.
2.Диалоговое окно Сохранение документа в текстовом процессоре Microsoft Word 2000, представленное на рис. 11.4, отличается от аналогичного окна ранее рассмотренных нами стандартных приложений. Оно предполагает сохранение не только в папку \Мои документы, но и в некоторые иные папки.
3.В левой части окна Сохранение имеется пять кнопок, позволяющих быстро выбрать место расположения сохраняемого файла:
Журнал — логическая папка. Если нужно сохранить документ в одну из папок, которой пользовались в последнее время, это очень удобное средство доступа.
Мои документы — традиционная папка для хранения авторских документов в операционных системах Windows.
Рабочий стол — не слишком удобное место для хранения документов, поскольку его принято содержать «в чистоте», однако есть два случая, когда Рабочий стол используют для хранения документов:
• если документ временный и после просмотра будет удален в Корзину;
• если документом предполагается пользоваться особенно часто (например, если это список номеров телефонов коллег по работе).
Избранное — особая логическая папка пользователя, предназначенная для хранения ярлыков Web-страниц. Ее нецелесообразно использовать для сохранения текстовых документов, но для открытия документов она может использоваться активно.
Панель Раскрывающая Средство
переключения кнопка панели создания
папки навигации новой папки
