Информатика для юристов и экономистов


Приемы работы с документами Outlook - часть 4


• с ответами на приглашения;

• с уведомлениями об отмене собраний;

• с поручениями;

• с отчетами о поручениях.

Кроме того, если пользователь посчитает необходимым, можно автоматически учитывать работу с документами, созданными в приложениях Microsoft Office: Access, Excel, PowerPoint, Word — и в других программах, совместимых с Microsoft Office. При этом в дневник заносятся сведения о родительском приложении документа, его название, дата каждого сеанса работы над документом, время начала сеанса работы и его продолжительность. Если разработка документа была задана как поручение какому-либо лицу, имеющемуся в списке контактов, то автоматически указывается имя данного лица и категория, к которой оно относится (к примеру, Подчиненные).

Для событий, принадлежащих элементам Outlook, указываются сведения, характерные для конкретного элемента. Например, для собрания — тема, дата и время начала, продолжительность; для сеанса связи с сервером электронной почты — сообщение о сеансе, дата и время начала, продолжительность. Что интересно, при двойном щелчке на сообщении о сеансе связи открывается окно, в котором содержится протокол сеанса: число ошибок; число отправленных, принятых, удаленных, восстановленных сообщений и число загруженных заголовков. Также фиксируется, к какому почтовому ящику и на каком почтовом сервере происходило подключение.

Так как записи в дневнике функционально связаны с элементами Outlook, становится возможной сортировка и группировка записей по многим критериям, причем в других элементах, помимо дневника. Предположим, руководителю необходимо выяснить, чем занимался некий сотрудник в прошедшем месяце. Для этого в списке контактов достаточно щелкнуть на его значке и выбрать на вкладке Действие строку Дневник — появится перечень всех задач, которые решал сотрудник в течение заданного периода времени.

Перечисленные, функции контроля организации и хода работы позволяют рассматривать Outlook не только как персональное средство организации работ, но и как достаточно мощное средство автоматизации рабочего места руководителя подразделения или небольшого предприятия.


Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин