Информатика для юристов и экономистов


Приемы работы с документами Outlook - часть 2


Иногда возникает проблема переноса адресных данных из других программ Microsoft Office или текстовых файлов. Для этой цели в Microsoft Outlook имеются фильтры экспорта и импорта. Например, данные можно импортировать из таблицы Excel, программы cc:Mail и многих других приложений. Также существуют специальные служебные программы сторонних разработчиков, позволяющие конвертировать данные между десятками различных форматов адресных книг.

Данные, внесенные в адресные книги Outlook, впоследствии можно интенсивно использовать самым различным образом. Наиболее распространенными, по-видимому, являются средства электронной связи: электронная почта, IP-телефония и другие. Кроме того, Outlook позволяет использовать данные из адресных книг для других целей.

Так, например, малознакомая для многих функция слияния позволяет автоматически печатать наклейки, письма, адресную часть конвертов. Если список контактов составляют несколько сотен записей о людях и организациях, правильное использование передовых возможностей адресных книг Outlook способно повысить эффективность некоторых операций на порядок.

Для конкретного контакта обеспечена связь практически со всеми средствами Outlook. Попробуем перечислить возможные варианты использования данных в адресной книге (при условии полного заполнения полей формы):

• создание и отправка сообщения электронной почты;

• создание и отправка факсимильного сообщения;

• создание и отправка приглашения на сетевую конференцию;

• создание и отправка электронной визитной карточки;

• переход на Web-страницу контактного лица;

• отметка о напоминании для события, связанного с контактным лицом;

• отслеживание задач, встреч, сообщений, документов, заметок, связанных с контактным лицом;

• показ элементов Outlook, связанных с контактным лицом;

• запись даты и времени работы с контактным лицом;

• телефонный звонок контактному лицу (в том числе междугородний, международный);

• вызов контактного лица с помощью программы NetMeeting;

• распечатка данных адресата на конверте, наклейке, в каталоге и в любом другом документе.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин