Элементы управления файловыми операциями, редактированием,
Панели инструментов программы Word 2000
|
Панель инструментов |
Состав, назначение |
Примечание |
|
Стандартная |
Элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением |
Устанавливается по умолчанию |
|
Форматирование |
Элементы управления форматированием документа |
Устанавливается по умолчанию |
|
Visual Basic |
Доступ к средствам создания и редактирования макросов и Web-сценариев, а также к настройке средств обеспечения безопасности при запуске макросов |
Макросы служат для автоматизации типовых операций. Web-сценарии обеспечивают динамичный характер просмотра Web-страниц |
|
Панель инструментов |
Состав, назначение |
Примечание |
|
|
Web |
Элементы управления для навигации в Web-структурах данных |
В качестве Web-структур могут выступать World Wide Web, корпоративные сети Intranet, системы Web-документов локального компьютера |
|
|
Web-компоненты |
Комплект готовых компонентов для создания элементов управления Web-страницы или электронной формы |
Применяются для создания обратной связи с потребителем документа (опросные листы, анкеты, бланки заказов и заявок и прочее) |
|
|
Word-Art |
Элементы управления для создания художественных заголовков |
|
|
|
Автотекст |
Средство быстрого доступа к настройке функции автотекста |
Одновременно предоставляет быстрый доступ к средствам настройки функций автозамены и автоформата |
|
|
База данных |
Элементы управления, характерные для работы с базами данных (сортировка, поиск, управление структурой таблиц и прочее) |
В качестве базы данных могут выступать как таблицы Access, так и собственные таблицы Word |
|
|
Буфер обмена |
Средство управления расширенным буфером обмена Word 2000 |
Буфер обмена Word 2000 в отличие от стандартного буфера обмена Windows может содержать до 12 объектов |
|
|
Настройка изображения |
Элементы управления для основных функций настройки растровых изображений |
Позволяют настраивать яркость, контрастность, размер, рамку, режимы обтекания текстом и прочие параметры выделенного растрового объекта |
|
|
Рамки |
Элементы управления для создания фреймов (не путать с рамками, создаваемыми с помощью панели инструментов Таблицы и границы) |
Word 2000 поддерживает два типа фреймов. Фреймы в электронных документах представляют собой особые прямоугольные области, предназначенные для вывода нескольких Web-документов в рамках одной Web-страницы. Фреймы в печатных документах представляют особые области печатной страницы для вывода специальной информации, например колонтитулов |
|
|
Рецензирование |
Элементы управления для проведения редактирования и комментирования документов без искажения исходного текста |
Измененные данные сохраняются в том же документе на правах новых версий. Автор исходного текста имеет возможность просмотреть предлагаемые изменения, после чего принять их или отвергнуть |
|
|
Рисование |
Элементы управления и инструменты для выполнения простейших чертежно-графических работ |
Графические объекты, создаваемые инструментами данной панели, имеют характер векторных объектов |
|
|
Таблицы и границы |
Элементы управления для создания таблиц и оформления текстовых блоков рамками |
Дополнительно предоставляет средства для сортировки данных и проведения итоговых расчетов в таблицах (функция Автосумма) |
|
Окончание табл.11.1.
|
Панель инструментов |
Состав, назначение |
Примечание |
|
Формы |
Элементы управления для разработки стандартных форм |
Word 2000 позволяет создавать три типа форм: Web-формы, являющиеся объектами Web-страниц; формы Word, распространяемые и заполняемые как электронный документ; печатные формы |
|
Элементы управления |
Набор готовых компонентов ActiveX для создания элементов управления Web-страниц и Web-форм |
Средства данной панели инструментов позволяют не только использовать около 150 готовых компонентов, но и проводить установку и регистрацию дополнительных компонентов ActiveX |
Основные принципы практической работы связаны с номером версии программы. Базовый принцип здесь состоит в том, что чем больше возможностей имеет программа, тем строже надо подходить к выбору тех функций, которыми можно пользоваться в каждом конкретном случае. Удобен подход, когда набор допустимых средств оформления и форматирования документа определяет его заказчик.
Заказчик есть у каждого документа. Даже если документ готовится для личного потребления, условным заказчиком является сам автор. Заказчиком можно считать и исполнителя, которому передается документ для последующих операций, например, для рецензирования или вывода на печать. К категории «заказчиков» относятся и предполагаемые клиенты, для которых данный документ разрабатывается. При этом возникает ряд вопросов, которые надо решить до начала работы с документом.
К какому типу относится документ? Современные текстовые процессоры позволяют создавать документы трех типов. Во-первых, это печатные документы, которые создаются и распечатываются на одном рабочем месте или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме.
Состав допустимых средств оформления в данном случае определяется только техническими возможностями печатающего устройства.
Второй тип — электронные документы в формате текстового процессора, например Microsoft Word. Такие документы передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным. В большинстве случаев заказчик может его дорабатывать, редактировать, форматировать, распечатывать или использовать его компоненты для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей и т. п.). Набор разрешенных средств в данном случае, как правило, минимален и определяется заказчиком.
Третий тип — Web-документы. Предполагается, что в этом качестве они останутся навсегда, и их преобразование в печатные документы не планируется. В Web-документах большую роль играет управление цветом. Для этой категории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформления.
Кто является заказчиком документа? Самый типичный случай — когда заказчиком документа является работодатель, то есть администрация предприятия или учреждения. Надо выяснить правила оформления документов, принятые в данной организации, и строго их придерживаться. Если существуют готовые шаблоны, их надо использовать, а если их нет, то разработать свои и согласовать с руководством.
Самый простой случай — когда заказчика нет, и автор делает документ для себя. Он может использовать любые средства, которые ему подскажет фантазия и которые поддерживаются его устройствами вывода (экран для Web-документов или принтер для печатных документов).
Самый трудный случай — когда заказчик внешний, особенно если он не вполне определен. В этом случае исполнители часто путают понятия представление документа и предоставление документа. Для представления документа они стремятся использовать все средства форматирования, которые наилучшим образом подчеркивают достоинства документа. При предоставлении документа ситуация обратная. Здесь не автор, а заказчик определяет форму и средства форматирования и оформления.
Использование этих средств в данном случае имеет разрешительный характер. Если же требования заказчика еще не известны, следует предполагать, что нежелательны большинство средств форматирования документов, передаваемых для дальнейшей обработки. В частности, необходимо:
• ограничить используемые наборы шрифтов только теми, которые входят в состав операционной системы (не более двух наборов: один — для основного текста, другой — для заголовков и вспомогательного текста);
• минимизировать использование средств форматирования абзацев: отказаться от выравнивания по ширине и от переноса слов, ограничить число используемых шрифтовых начертаний (не более двух: основного и дополнительного);
• отключить все автоматические средства форматирования: расстановку колонтитулов, нумерацию страниц, маркировку и нумерацию списков и прочие;
• не использовать встроенные средства текстового процессора для создания встроенных объектов (художественные заголовки, векторные рисунки, рамки и прочие) — все объекты должны создаваться специальными программами, храниться в отдельных файлах, вставляться в текст документа методом связывания и прилагаться к файлу документа;
• исключить использование приемов взаимодействия встроенных объектов с текстом;
• сохранять готовые документы в простейших форматах, несущих минимум информации о форматировании (для документов Microsoft Word таковыми являются форматы Только текст или Word 6.0);
• в каждом случае отступления от этих правил, например при необходимости использовать формулы, таблицы и специальные символы, согласовывать свои действия с заказчиком.
Эти требования к документам, предоставляемым для дальнейшей технологической обработки, связаны с тем, что большинство средств оформления и форматирования текстового процессора являются «вещью в себе». Достоинства этих средств проявляются только при выводе окончательного документа средствами того же самого процессора, будь то вывод на печать, просмотр на экране или публикация в Web-структуре. При обработке данных, содержащихся в документе, другими программными средствами преимущества форматирования и оформления могут оборачиваться тяжкими проблемами.
Первичная настройка текстового процессора Microsoft Word
Приступая к первому знакомству с текстовым процессором Microsoft Word, следует выполнить ряд первичных настроек. Некоторые средства автоматизации, имеющиеся в программе, могут отвлекать начинающего пользователя от главной задачи — освоения основных приемов. В ряде случаев из-за работы автоматических средств результаты операций получаются неожиданными — это препятствует установлению обратной связи и эффективному усвоению практических приемов.
Комплекс настроек, рекомендуемых перед началом освоения текстового процессора, приведен в упражнении 11.1.
