Организация доступа к функциям системы
При работе с системой Дело различным категориям пользователей необходим доступ к определенному набору функций системы. Например, работа системного технолога сводится к настройке системы, что обусловливает необходимость доступа к функциям, поддерживающим ввод значений в системные справочники и их редактирование. Круг задач других пользователей может определяться должностными инструкциями и ограничиваться, например, только регистрацией поступающих документов или подготовкой отчетов руководству.
В связи с этим система Дело имеет модульную структуру, а каждый из модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный технологический этап работы с документами.
Каждый модуль оформлен как отдельное приложение системы Windows и представляет собой подсистему. Система Дело состоит из следующих подсистем:
• подсистемы САДД;
• подсистемы Отчетные формы;
• подсистемы Справочники;
• подсистемы Пользователи.
Доступ пользователя к какой-либо из подсистем может быть закрыт в процессе наст ройки системы. Например, пользователь, не являющийся системным технологом, не может иметь доступ к подсистемам Справочники и Пользователи.
Подсистема САДД
Подсистема САДД (Система Автоматизации Делопроизводства и Документооборота) реализует основные функциональные возможности системы Дело. Подсистема поддерживает следующие технологические этапы обработки документов:
• регистрацию документов;
• исполнение документов;
• поиск документов в картотеках;
• рассылку исходящих документов.
Обработка документов на каждом из этих этапов обеспечивается выполнением набора команд, которые, в свою очередь, объединяются в модуль подсистемы — функцию. Так, запуск подсистемы САДД открывает доступ к следующим функциям системы.
• Функция Регистрация — команды функции обеспечивают ввод значений реквизитов РК, включая «прикрепление» к карточке файла с текстом документа, установку связей между документами, а также передачу документа в кабинет (картотеку) для дальнейшего исполнения.
• Функция Кабинет — команды функции обеспечивают исполнение документа, попавшего в кабинет, включая вынесение по документу резолюций, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело.
Вызов функции обеспечивает доступ к содержимому папок текущего кабинета (например, к папке На контроле для просмотра документов, поставленных на контроль исполнения).
• Функция Поиск — команды функции обеспечивают поиск документов в картотеке по значениям реквизитов их РК. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в каком из кабинетов находится документ. После того как документ найден, команды функции обеспечивают исполнение документа (см. функцию Кабинет).
Результаты поиска также могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирования произвольных отчетных сводок (например, формирование списка документов, не исполненных данным должностным лицом);
• Функция Реестр — команды функции обеспечивают обработку документов, подлежащих отправке, включая формирование и распечатку стандартных форм реестров рассылки.
При входе в подсистему САДД каждому пользователю предоставляется право работы только с теми картотеками, кабинетами, папками и функциями системы, которые были для него определены как доступные в момент настройки системы. Например, для конкретного пользователя функции Поиски Реестр могут оказаться закрытыми, а в доступном кабинете он «не увидит» одной или нескольких папок (например, папки На контроле).
Подсистема Отчетные формы
Подсистемой Отчетные формы реализуется одна функция — формирование стандартных отчетов. В отличие от функции поиска подсистемы САДЦ, данная функция формирует список документов в соответствии с заранее заданными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм (на основе разработанных шаблонов MS Word).
Подсистема поддерживает формирование следующих отчетов:
• сведения о документообороте (по отношению к подразделениям и должностным лицам);
• сводка об исполнении контрольных документов;
• сводка-напоминание об исполнении контрольных документов.
Подсистема Справочники
Подсистема реализует функции ввода значений в справочники системы, то есть является средством настройки системы автоматизации делопроизводства на сложившуюся организационную структуру предприятия и принятые правила делопроизводства.Ввод значений в каждый из справочников реализуется отдельной командой (отдельным режимом).
Подсистема Пользователи
Подсистема выполняет функции ведения списка пользователей. При работе с данным списком для каждого пользователя определяются:
• регистрационное имя и пароль;
• права доступа к картотекам системы;
• права доступа к кабинетам каждой из доступных картотек;
• права доступа к папкам внутри каждого из доступных кабинетов;
• права доступа к документам разных грифов допуска;
• права доступа к подсистемам и функциям системы.
