Информатика для юристов и экономистов


Этикет электронной почты


 

По требованиям этикета электронная почта занимает промежуточное положение между обычной почтой и телефонной связью. Эти требования более строги, чем при обычной переписке, но не столь строги, как при телефонном общении. Электронную почту можно рассматривать как «отложенный телефонный звонок», и потому, в частности, нет необходимости учитывать время суток при обращении.

При рассмотрении этикета электронной почты следует отдельно рассматривать переписку служебную и личную. Под служебной понимается переписка между организациями и между организациями и частными лицами. Личная переписка — это переписка между частными лицами.

 

Этикет служебной переписки

1.При подготовке сообщений обязательно заполнение всех полей заголовка. На сообщения с незаполненными полями ответ может не поступить, поскольку средства автоматической фильтрации могут не довести поступившее сообщение до адресата.

2.«Тело» сообщения должно быть кратким. В нем должно содержаться описание причины обращения и четко выражаться конкретная просьба (запрос). Именно просьба (запрос) являются основанием для принятия решения и исполнения ответного сообщения. При отсутствии четкой формулировки запроса ответ не гарантируется.

3.Просьба или запрос, выраженные в сообщении электронной почты, не должны требовать от адресата использования средств связи, отличных от электронной почты. Как правило, безответными остаются обращения с просьбами посетить некий Web-узел, отправить факс или выполнить телефонный звонок по указанному номеру.

4.Срок ответа на сообщение электронной почты — 24 часа. Содержание ответа должно соответствовать содержанию запроса. Если дать полноценный ответ за это время не представляется возможным, следует дать формальный ответ с указанием ожидаемого срока принятия решения.

5.При неполучении ответа на запрос следует проверить, правильно ли были соблюдены формальные требования (заполнение полей, четкое указание ожидаемой реакции, подпись автора сообщения). В служебной переписке повторные обращения допустимы, но только через определенный интервал времени, который никогда не бывает менее одной недели (если обстоятельства позволяют, лучше выдержать двухнедельный интервал между обращениями).


Начало  Назад  Вперед