Информатика для юристов и экономистов


 Использование электронных таблиц как баз данных - часть 2


Если при совпадении значений в этом поле существуют дополнительные критерии, определяющие порядок записей, то можно также задать поля для вторичной и третичной сортировки. По любому из полей сортировка может выполняться в порядке возрастания или убывания.

Фильтрация базы данных

Так как база данных может включать огромное число записей (в программе Excel естественным пределом служит максимальное число строк рабочего листа — 65536), не всегда требуется отображать все эти записи. Выделение подмножества общего набора записей называется фильтрацией. Наиболее простым способом фильтрации в программе Excel является использование автофилътра.

Применение автофильтра. Включение режима фильтрации осуществляется командой Данные > Фильтр * Автофильтр. При этом для каждого поля базы данных автоматически создается набор стандартных фильтров, доступных через раскрывающиеся списки. Раскрывающие кнопки этих списков отображаются возле поля заголовка каждого столбца

По умолчанию используется вариант Все, указывающий, что записи базы данных должны отображаться без фильтрации. Вариант Первые 10 позволяет отобрать определенное число (или процент) записей по какому-либо критерию. Вариант Условие позволяет задать специальное условие фильтрации. Кроме того, имеется возможность отбора записей, имеющих в нужном поле конкретное значение.

При применении фильтра записи, не попадающие в отобранное подмножество, скрываются и не отображаются. Общее число записей базы данных и число отобранных записей отображается в строке состояния программы. Исходные номера отобранных записей сохраняются, но отображаются голубым цветом. Точно таким же цветом изображается заголовок поля (или нескольких полей), по которому была выполнена фильтрация.

Отфильтрованная база данных может использоваться при печати (печатаются только записи, относящиеся к выбранному подмножеству) и при построении диаграмм (график строится на базе выбранных записей). В последнем случае смена критериев фильтрации автоматически изменяет вид диаграммы.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин